Mentions Légales
Cette politique a pour but de
garantir la protection des renseignements personnels, ainsi que de définir les
procédures de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de
destruction et de gestion des informations par JAPAQ-Immobilier, ce qui inclut
la direction, les employés, les fournisseurs, etc. De plus, elle vise à
informer toute personne concernée sur le traitement de leurs renseignements
personnels par JAPAQ-Immobilier, que ce soit auprès des clients, des employés
ou toutes autres personnes.
RESPONSABILITÉ
JAPAQ-Immobilier endosse l’entière
responsabilité de la protection des renseignements personnels sur lesquels il a
le contrôle. Les informations recueillies, utilisées, communiquées, conservées
ou détruites sont régies par la présente politique dans l’objectif de protéger
la vie privée de toute personne.
Afin de veiller à la protection
optimale des renseignements personnels, la personne responsable de la
protection des renseignements chez JAPAQ-Immobilier doit :
- Superviser et examiner les
pratiques et les procédures internes de traitement des renseignements
personnels ainsi que le respect des lois en cours; - Suggérer des mesures afin
d’assurer la protection continue des renseignements personnels qui
concordent avec les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée; - Mettre en œuvre les
mesures nécessaires au sein de l’entreprise pour assurer la protection des
renseignements; - Assurer la conformité et
la formation du personnel en matière de bonnes pratiques pour protéger les
renseignements personnels. - Coordonner, enquêter et
répondre aux demandes et aux plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels; - Communiquer avec la ou les
personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) en
présence d’une fuite de données ou tout incident; - Tenir un registre des
incidents relatifs aux données personnelles.
La protection des renseignements
personnels est l’affaire de tous. Aucunes représailles ne peuvent être faites
envers un individu qui dépose une plainte relative à la protection des
renseignements personnels ou participe à une procédure d’enquête de la CAI.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Les renseignements personnels
recueillis permettent l’exercice des fonctions de JAPAQ-Immobilier et la
conduite de ses activités conformément aux lois et normes applicables. JAPAQ-Immobilier
procède à la collecte des renseignements personnels seulement si elle est
nécessaire et pour répondre à des fins spécifiques et définies préalablement.
La collecte des renseignements personnels est faite directement auprès de la
personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue
par la loi.
Vous trouverez en Index, une liste
non exhaustive des renseignements collectés et l’intention d’utilisation des
données. La majorité des informations personnelles recueillies concernent les
employés pour répondre aux obligations légales de l’entreprise. La
communication de renseignements personnels d’autres individus peut être
demandée afin d’assister des employés en cas d’urgence par exemple. Il
appartient aux employés d’obtenir leur consentement avant de nous transmettre
leurs coordonnées.
En ce qui concerne les informations
des clients, des données sont fournies pour alimenter notre CRM, les contrats
et la facturation, mais elles sont majoritairement des renseignements de nature
professionnelle ou d’entreprise comme le courriel et le numéro de téléphone
pour les contacter ou encore la méthode de paiement pour les services rendus.
Les informations de paiement sont entrées, le plus souvent possible, par le
client dans le CRM et elles sont masquées pour le reste des membres de
l’entreprise pour assurer la confidentialité. Pour les clients qui ont rempli
un formulaire comprenant leur carte de crédit ou encore leur numéro de compte
bancaire d’entreprise ou professionnel, les données ne sont accessibles que par
un petit nombre d’employés tel que l’administration et les propriétaires pour
traiter les dossiers.
CONSENTEMENT ET EXACTITUDE DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
JAPAQ-Immobilier s’assure que le
recueil des renseignements personnels est fait pour des raisons justifiées,
claires et spécifiques et avec l’obtention du consentement libre et éclairé de
la personne. Le consentement est requis pour toute collecte, utilisation ou
divulgation de renseignements personnels. Avant de recueillir des informations
personnelles, nous veillerons à obtenir votre consentement éclairé de façon
écrite et distincte, en vous fournissant des détails clairs sur la finalité de
la collecte et sur la manière dont les informations seront utilisées. Votre
consentement est essentiel pour assurer la protection de vos données
personnelles.
LIMITE DE L’UTILISATION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous recueillons et utilisons vos
renseignements personnels que lorsqu’il est nécessaire et aux fins pour
lesquelles le consentement a été obtenu. JAPAQ-Immobilier doit fournir certains
renseignements afin de satisfaire aux processus et exigences légales et
réglementaires en matière de vérification. L’utilisation peut varier, mais
pourrait notamment servir à différentes fins comme illustrées en Index.
Les informations peuvent être
transmises à des tiers dans la mesure nécessaire aux fins des activités
mentionnées en Index. JAPAQ-Immobilier ne peut être tenu responsable du
comportement et de l’usage entrepris par les tiers.
Les renseignements personnels ne seront
pas utilisés ou communiqués à d’autres fins que pour des objectifs précis à
moins que la loi ne l’exige.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
JAPAQ-Immobilier prend toutes les
précautions raisonnables et a mis en place des mesures physiques et techniques
importantes de façon à prévenir l’utilisation et l’accès non autorisé ou
illégal aux renseignements personnels. Ainsi, les mesures en place sont, entre
autres:
- Utilisation des
renseignements que lorsque nécessaire; - Assurer la confidentialité
et la protection d’un renseignement personnel dont une personne aurait
pris connaissance dans le cadre de ses fonctions, à moins d’être autorisée
à en faire la divulgation par la personne concernée. - Protection des dossiers
avec un accès sélectif et limité aux personnes autorisées; - Sécurisation des accès aux
bureaux avec le verrouillage des portes et codes d’accès; - Déchiquetage sécuritaire
des dossiers papier; - Double authentification
dans toutes les connexions sur les plateformes; - Retrait immédiat des accès
suite à la fin d’une relation d’affaires.
Tous les individus sont tenus de
contribuer à la protection des renseignements personnels. Si vous soupçonnez
que des informations sensibles ont été compromises, vous devez immédiatement
aviser le responsable de la protection des renseignements personnels.
DURÉE DE CONSERVATION DE VOS
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
JAPAQ-Immobilier s’engage à
respecter les délais minimaux de conservation prévus selon la catégorie de
renseignements personnels et les lois applicables. Cependant, si les
informations recueillies ne sont plus utiles pour JAPAQ-Immobilier et que leur
conservation n’est pas nécessaire ni obligatoire selon les différents cadres
législatifs, elles seront détruites, effacées ou converties de façon à
conserver un caractère anonyme.
ENGAGEMENT À LA TRANSPARENCE
JAPAQ-Immobilier s’engage à être
transparent face au traitement, aux procédures et aux fins d’utilisation qui
encadrent les renseignements personnels auprès des clients, des employés, des
stagiaires et des partenaires d’affaires.
ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Une personne peut demander un accès
aux renseignements personnels qui la concernent et les moyens qui ont été
utilisés pour en faire la collecte. Selon le contenu du dossier de la personne,
des exceptions pourraient être applicables, telles que des informations
personnelles portant sur autrui, cependant la personne en sera informée. En cas
d’information(s) inexacte(s) au dossier, la personne concernée peut en demander
la correction.
Pour toute consultation, retrait
et/ou modification des renseignements personnels, vous pouvez écrire à
l’adresse courriel info@JAPAQ-Immobilier.com. En tout temps, vous pouvez retirer votre
consentement à la communication de vos renseignements personnels. Une demande
écrite devra être soumise au responsable de la protection des renseignements
personnels au info@JAPAQ-Immobilier.com. Une réponse vous sera fournie dans les 30 jours
suivant la date de sa réception. Lorsqu’il n’est pas possible de partager
l’information demandée, une justification légale et un soutien devront être
fournis pour appuyer la décision auprès du requérant.
PORTER PLAINTE
Une personne qui croit que leurs
renseignements personnels ont été recueillis, retenus, utilisés, divulgués ou
détruits de façon non conforme aux dispositions de la présente politique, peut
formuler une plainte confidentielle auprès du responsable de la protection des
renseignements personnels à l’adresse courriel info@JAPAQ-Immobilier.com. L’individu devra fournir son nom, ses coordonnées, y
compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de la plainte.
Il est nécessaire de fournir des détails suffisants pour que la plainte puisse
être évaluée convenablement. Une réponse vous sera fournie dans les 30 jours
suivant la date de la réception de la plainte. Si la plainte est insuffisamment
précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut
demander toute information supplémentaire jugée nécessaire pour évaluer la
plainte. Le responsable va conduire une enquête sur les plaintes reçues,
minimiser les dommages et apporter les correctifs nécessaires.
Il est également possible de
déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
Toutefois, JAPAQ-Immobilier encourage les personnes concernées à communiquer
d’abord avec le responsable de la protection des renseignements personnels et à
attendre la conclusion du processus de traitement prévu.
APPROBATION
La présente politique est approuvée
par le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de JAPAQ-Immobilier.
Responsable de la protection des
renseignements personnels :
212B – 35 Allée de
Hambourg, Gatineau, Qc, J9J 4J6
info@JAPAQ-Immobilier.com
Pour toute demande, question ou
commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec
le responsable par courriel.
INDEX
Personnes concernées | Catégories des renseignements | Types de renseignements | Fins pour lesquelles les |
Employés
| Dotation | Renseignements relatifs au | Gestion interne (évaluation des |
Embauche (Employés et stages) | Renseignements relatifs à constituer | Gestion interne (fonctionnement de | |
Clients et fournisseurs | Système de gestion comptable, CRM | Renseignements relatifs à des
Renseignements relatifs à la | Gestion interne (services |